Dokumentenmanagement (DMS)

Ordner1Als DMS bezeichnet man Systeme, die Dokumente im Unternehmen zentral verwalten und speichern, sodass ein Zugriff von beliebiger Stelle (z.B. auch über das Internet) möglich ist.
Die Abkürzung DMS steht dabei für Dokumenten-Management-System.
Anders gesagt dient DMS zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Hierbei werden externe (Papier-) Dokumente durch Scannen aufgenommen und interne Dokumente direkt aus einer Anwendung heraus organisiert gespeichert (=Output-Management!), um ein schnelles Auffinden zu ermöglichen. Die Speicherung geschieht meist über ein hierarchisches System, wie z.B. über Kategorien. Zusätzlich wird oft ein Index angelegt, um eine Volltext-Suche zu ermöglichen.

Täglich bricht eine gewaltige Datenflut in Form von Briefen, Faxen und E-Mails über die Unternehmen herein. Die Ablage erfolgt in Ordnern, Datenbanken oder auf der eigenen Festplatte, mit dem Problem, dass man sich häufig nicht mehr zurechtfindet. Es zeigt sich, dass die Relevanz der elektronischen Verwaltung von Dokumenten immer größer wird.

Ein DMS ist hier ein ideales Hilfsmittel, alle Dokumente schnell und revisionssicher ausgeben zu können. Dies ist vor allem unter der Berücksichtigung der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) z.B. im Rahmen von Steuerprüfungen heutzutage von sehr großer Bedeutung.

Papierdokumente die jeweils unter den Mitarbeitern „aufgeteilt“ oder durch Kopieren vervielfältigt wurden, sind durch ein DMS von jedem angeschlossenen Arbeitsplatz einsehbar. Auch der Zugriff von mobilen Arbeitsplätzen und Außenstellen erleichtert den Umgang mit wichtigen Dokumenten und gewährleistet den Zugriff, wo und wann immer die Informationen benötigt werden.

Darüber hinaus bietet DMS enorme Vorteile, wenn es um Partner-, Kunden- und Lieferantenbeziehungen geht –hier insbesondere bei der Ablage und dem Widerauffinden von Vertrags-, Rechts- Objekt- und Refinanzierungsakten usw.
Ein DMS unterstützt ausserdem die Organisation des Qualitätsmanagementbereichs.

Aufgrund neuester Gesetzgebungen ist eine mittelfristige Nutzung von DMS-Systemen für Unternehmen jeder Art und Größenordnung inzwischen unverzichtbar.

Sprechen Sie uns zu DMS Systemen an. Wir beraten Sie gern.

Dokumentenmanagement (DMS)
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